MojPrezent
Kiedy zamówić prezenty świąteczne dla pracowników
Prezenty świąteczne dla pracowników warto zamówić na przełomie października i listopada, a najpóźniej w pierwszej połowie listopada. Po tej dacie rośnie ryzyko, że popularne upominki się wyprzedadzą, a kurierzy nie zdążą z dostawą do domów pracowników. Przy zespole zdalnym trzeba doliczyć czas na zebranie adresów, więc harmonogram zaczyna się wcześniej.
Co zrobić w którym tygodniu
Poniższy plan zakłada paczki dostarczone do 20 grudnia i firmę do kilkuset osób. Przy większej skali przesuń start o tydzień wcześniej.
| Termin | Zadanie |
|---|---|
| Koniec października | Decyzja o kwocie, liście osób i sposobie zakupu |
| Pierwszy tydzień listopada | Akceptacja budżetu przez zarząd lub finanse |
| Do połowy listopada | Zamówienie lub wysłanie zaproszeń do wyboru prezentu |
| Koniec listopada | Przypomnienie osobom, które jeszcze nie wybrały |
| Początek grudnia | Ostatni termin wyboru, zamknięcie listy |
| Do 20 grudnia | Dostawa i potwierdzenie, że wszystko dotarło |
Najczęstszy błąd to zaczynanie dopiero po Mikołajkach. Wtedy tracisz margines na zwroty, błędne adresy i opóźnienia kurierów, które w grudniu są normą.
Trzy rzeczy, które w grudniu zawodzą
Pierwsza to dostępność. Najchętniej wybierane upominki kończą się u małych sprzedawców, którzy produkują na zamówienie lub mają niewielkie zapasy. Druga to adresy. Pracownicy zmieniają mieszkania, a osoby na home office chcą paczkę pod inny adres niż firmowy. Trzecia to czas księgowości. Im później zamówienie, tym później faktura, a koniec roku to okres, w którym nikt nie chce domykać dodatkowych dokumentów.
Ile czasu zajmuje każdy wariant
Zamówienie zbiorcze tego samego gadżetu wymaga negocjacji, akceptacji wzoru i odbioru dostawy, więc to wariant na wcześniejszy start. Bony da się wysłać w kilka dni, ale rzadko są odbierane jak prezent. Wybór przez pracownika w limicie skraca pracę HR, bo adresy podaje każdy sam, ale zostawia osobom kilka dni na decyzję, więc zaproszenia trzeba wysłać z zapasem. Szczegółowe porównanie znajdziesz w artykule o zakupie prezentów dla pracowników. Jeśli zależy ci na szybkim starcie, zobacz paczki świąteczne dla pracowników, a przy mniejszej okazji w grudniu prezenty mikołajkowe dla pracowników.
Prezent bez słowa od przełożonego traci połowę wartości
Termin dostawy to jedno, a moment wręczenia drugie. Paczka, która przychodzi z krótką, konkretną wiadomością od przełożonego, odbierana jest inaczej niż anonimowa przesyłka z firmy. Warto też zaplanować rozmowy podsumowujące rok, a przełożonym, którzy mają z nimi kłopot, pomaga trening trudnych rozmów z pracownikami. Zaplanuj wiadomości z wyprzedzeniem, żeby nie powstawały w ostatniej chwili.
Policz godziny HR, nie tylko cenę upominków
Przy stu osobach i prezencie po 100 zł cena upominków to 10 000 zł. Do tego dochodzą dni pracy HR przy zbieraniu adresów, zamówieniach i reklamacjach. Przy programie abonamentowym koszt jest znany z góry, a plany i limity odbiorców opisuje cennik abonamentów firmowych. Kwoty w cenniku są cenami netto plus 23% VAT, a budżet na same prezenty ustalasz osobno. Pomoże tekst o tym, ile wydać na prezent dla pracownika.
Gdy pracownicy mieszkają w różnych miastach
Przy zespole rozproszonym harmonogram wydłuża się o czas na adresy. Jeśli HR zbiera je w arkuszu, trzeba doliczyć przypomnienia, poprawki literówek i osoby, które są na urlopie. Dodatkowo paczki jadą z różnych miejsc, więc dostawy nie przychodzą tego samego dnia. Rozsądnie jest przyjąć margines tygodnia na zbieranie danych i drugi na dostawy. Gdy adres wpisuje sam pracownik, pierwszy z tych marginesów praktycznie znika, a drugi zostaje.
Co zrobić, jeśli zaczynasz w drugiej połowie grudnia
Zdarza się, że decyzja zapada późno. Wtedy zawęź zakres. Zamiast dużych upominków wybierz drobne rzeczy, które sprzedawcy mają na stanie, skróć czas na wybór do kilku dni i wyślij przypomnienie po dwóch dniach. Rozważ też podział na dwie fale: osoby z najbliższych adresów dostają prezent przed świętami, reszta w pierwszym tygodniu stycznia z wiadomością, że to prezent na nowy rok. Taka szczerość działa lepiej niż paczka, która przychodzi po sylwestrze bez słowa. Na przyszły rok zapisz termin w kalendarzu HR. Nawyk startu w październiku jest tańszy od gaszenia pożaru w grudniu, bo zdejmuje presję z dostawców i z księgowości.
Trzy kroki jeszcze w tym tygodniu
Ustal jedną kwotę dla wszystkich. Załóż konto w Mojprezent i dodaj osoby. Wyślij zaproszenia do wyboru prezentu z terminem odpowiedzi na początek grudnia. Statusy zobaczysz w panelu, a po okresie rozliczeniowym dostaniesz jedną zbiorczą fakturę VAT.
Kiedy zamówić prezenty świąteczne dla pracowników?
Najlepiej do połowy listopada. Przy zespole zdalnym lub liście kilkuset osób zacznij na przełomie października i listopada. Zamówienie po Mikołajkach grozi brakiem wybranych upominków i opóźnioną dostawą.
Do kiedy zamówić paczki, żeby dotarły przed Bożym Narodzeniem?
Sprzedawcy zwykle potrzebują kilku dni na przygotowanie i kilku na dostawę. Wybór prezentów zamknij na początku grudnia, a paczki powinny dotrzeć do 20 grudnia.
Czy można zamówić prezenty bez zbierania adresów?
Tak. W Mojprezent adres dostawy wpisuje sam pracownik na stronie wyboru, więc HR nie prowadzi arkusza z adresami.