MojPrezent
Zakup prezentów dla pracowników bez zbierania adresów i paragonów
Zakup prezentów dla pracowników najmniej męczy HR, gdy firma kupuje jedną usługę zamiast kilkudziesięciu przedmiotów. Trzy popularne sposoby to zamówienie zbiorcze tego samego gadżetu, bony podarunkowe i wybór upominku przez samego pracownika w ustalonym limicie. Różnią się czasem pracy HR, trafieniem w gust i liczbą dokumentów dla księgowości.
Zamówienie zbiorcze, bon albo wybór przez pracownika
Zamówienie zbiorcze to najprostszy pomysł: jeden dostawca, jeden produkt, jedna faktura. Wada polega na tym, że wszyscy dostają to samo, a rozmiar, alergia czy gust zostają poza decyzją. Dodatkowo paczki trzeba rozdać, więc przy zespole zdalnym wraca zbieranie adresów. Bon podarunkowy rozwiązuje dopasowanie, bo pracownik sam decyduje, ale niewiele osób traktuje go jak prezent. Często trafia do portfela i znika w codziennych zakupach. Dochodzą też kwestie dokumentów, które zależą od emitenta. Wybór przez pracownika w limicie łączy oba światy. Firma ustala okazję i kwotę, pracownik wybiera upominek z katalogu i podaje adres, sprzedawca wysyła paczkę. Tak działa program prezentów dla pracowników w Mojprezent.
Co oznacza każdy sposób dla HR i księgowości
| Sposób | Czas HR | Dopasowanie | Dokumenty | Zespół zdalny |
|---|---|---|---|---|
| Zamówienie zbiorcze tego samego gadżetu | Średni, rozdawanie paczek | Niskie | Jedna faktura | Wymaga adresów |
| Bony podarunkowe | Mały | Pełna swoboda, słaby efekt prezentu | Zależnie od emitenta | Bez problemu |
| Zakup przez przełożonych | Duży | Zależy od przełożonego | Paragony i zwroty | Wymaga adresów |
| Wybór przez pracownika w limicie | Mały, reguła ustawiana raz | Wysokie | Jedna zbiorcza faktura VAT | Bez zbierania adresów |
Koszt godzin HR, nie tylko cena prezentu
Przy stu osobach i prezencie po 100 zł cena upominków to 10 000 zł. Zebranie adresów, zamówienie, pilnowanie dostaw i rozliczenie paragonów zajmuje HR zwykle kilka dni roboczych. Przeliczenie ich na złotówki często pokazuje, że prawdziwy koszt jest wyższy od ceny samych prezentów. Dlatego sensowna kalkulacja zawiera trzy pozycje: wartość prezentów, czas ludzi i opłatę za ewentualny system. W Mojprezent opłatę podajemy jawnie w cenniku abonamentów. Przy wyborze kwoty pomoże tekst o tym, ile wydać na prezent dla pracownika. Gdy budżet jest niski, sprawdź stronę prezenty dla pracowników do 100 zł.
Jedna faktura zamiast kilkunastu paragonów
Dla księgowości liczy się, ile dokumentów trafia do rozliczenia i czy da się je opisać do jednej kategorii kosztów. Jedna zbiorcza faktura upraszcza obieg, zwłaszcza gdy firma ma elektroniczny obieg dokumentów i akceptacji, na przykład w narzędziu takim jak elektroniczny obieg faktur z KSeF. Skutki podatkowe prezentu zależą od jego rodzaju i okoliczności, więc ustal je z księgowym. Ogólny przegląd znajdziesz w tekście o limitach podatkowych na prezenty firmowe. Ten artykuł nie jest poradą prawną ani podatkową.
Trzy kroki do pierwszej okazji
Wybierz jedną okazję, na przykład urodziny albo Mikołajki. Ustal kwotę i spisz ją jako zasadę firmy. Załóż konto, dodaj pierwsze osoby i wyślij zaproszenia. Po kilku dniach zobaczysz, ile osób wybrało prezent, bez żadnego arkusza.
Jak kupić prezenty dla pracowników w firmie?
Najmniej pracy wymaga zakup, w którym pracownik sam wybiera upominek w limicie ustalonym przez firmę. HR nie zbiera adresów, a księgowość dostaje jedną zbiorczą fakturę. Alternatywą są zamówienie zbiorcze jednego gadżetu albo bony.
Czy lepszy jest bon czy prezent wybrany przez pracownika?
Bon daje swobodę, ale rzadko odbierany jest jak prezent. Upominek wybrany z katalogu i dostarczony pod drzwi tworzy wyraźniejszy gest przy tej samej kwocie, a firma nadal ustala limit.
Czy prezenty dla pracowników można zamówić jedną fakturą?
Tak, gdy kupuje się przez usługę z rozliczeniem zbiorczym. W Mojprezent firma otrzymuje jedną zbiorczą fakturę VAT za okres, zamiast paragonów od poszczególnych sprzedawców.